Instructivo

MANUAL INTEGRAL DE USUARIO:

NEXALUD HISTORIA CLÍNICA DIGITAL

Gestión de Salud Personalizada | Basado en Ley 2015 de 2020 y 1581 de 2012

  1. INTRODUCCIÓN

Nexalud HCD es una plataforma web segura diseñada para que el paciente gestione su historia clínica de forma digital. Permite organizar consultas, fórmulas, órdenes, imágenes y recordatorios en un solo lugar accesible desde cualquier dispositivo.

  • Privacidad: Sus datos están protegidos y no se comparten con terceros sin autorización.
  • Derechos: Usted tiene derecho a consultar, corregir y eliminar sus datos en cualquier momento.
  1. ACCESO Y CONFIGURACIÓN DE CUENTA

2.1 Registro e Inicio de Sesión

  • Registro: Ingrese a https://nexalud.com/hcd. Haga clic en “¿No tienes cuenta? Regístrate”. Use su número de cédula (sin puntos) y una contraseña de mínimo 8 caracteres. Este numero de cédula es su alias y nos servirá para toda la comunicación con la plataforma, por eso todos los documentos de intercambio llevaran su cédula como referencia en asunto.
  • Recuperación: Si olvida su clave, use la opción “¿Olvidaste tu contraseña?”. Recibirá un enlace al correo registrado con vigencia limitada.
  • Ingreso: Una vez que ya has superado el registro, puedes ingresar con tus credenciales y completar en test de seguridad para que puedas ingresar

2.2 Consentimiento Informado y Perfil

  • Aceptación obligatoria: En el primer ingreso, deberá aceptar el Consentimiento Informado que explica el tratamiento de datos según la Ley 1581/2012.
  • Aviso de Responsabilidad: Nexalud implementa altos estándares de seguridad, pero el usuario debe mantener sus propios respaldos externos bajando su epicrisis periódicamente.
  • Completar Perfil: En la pestaña “Mis Datos”, puede subir su foto (máx. 5×5 cm), su cédula en PDF/Imagen (máx. 5MB) y agregar observaciones personales.
  1. PROCESO DE CONSULTA MÉDICA (FLUJO DEL PACIENTE)

Este es el núcleo del servicio y el paso fundamental para mantener su historial al día.

  1. Preparación (Pestaña “Antecedentes”)

“Antes de su cita, registre su información de base en la pestaña Antecedentes. Estos datos son la base de su historial clínico y, al ser información permanente que no suele cambiar, registrarlos previamente agiliza el tiempo de su consulta.”

  • Personales: Patológicos (enfermedades crónicas), Farmacológicos (medicamentos actuales), Alérgicos y Quirúrgicos.
  • Familiares: Enfermedades de parientes directos.
  • Hábitos: Nivel de actividad física, consumo de tabaco y alcohol.
  • Vacunas: Nombre y fecha de aplicación.
  1. Durante la Consulta (En el Consultorio)
  1. Identificación: Mencione al médico que usa Nexalud HCD
  2. Entrevista y Examen: El médico registrará el motivo, notas generales y el examen físico (Tensión, Peso, Talla – el sistema calcula el IMC automáticamente, Frecuencia Cardíaca, Temperatura y Saturación).
  3. Registro de Datos: Asegúrese de que se incluyan las fórmulas médicas (posología, cantidad) y las órdenes de exámenes o imágenes.
  1. Al Finalizar: Gestión de la Epicrisis (¡Paso Crítico!)

La Epicrisis es el resumen global de su consulta. Por ley, usted tiene derecho a ella.

  • Instrucción de Envío Digital: Solicite al médico enviar el resumen y órdenes en PDF a: soporte@nexalud.com.

“Doctor, manejo mi historia clínica digitalmente. Por favor, envíe mi epicrisis y órdenes en PDF al correo soporte@nexalud.com”

  • Alternativas si recibe papel:
    • Tome fotos legibles, sin tropiezos de lectura y envíelas al correo mencionado o al WhatsApp: 315 663 9846.
    • Esta instrucción aplica para todos los planes. Si el médico no utiliza la plataforma de Nexalud SAS pero registra la atención en su sistema interno, el paciente debe solicitar la epicrisis completa (con todos sus anexos) en formato físico o PDF.
    • El proceso de carga dependerá del plan contratado:
    • Plan Esencial: El paciente, o un tercero autorizado, es responsable de subir la información y los anexos correspondientes directamente a la plataforma.
    • Plan Asistido o Familiar: Solo debe enviar los documentos de forma clara y legible al correo soporte@nexalud.com. En un plazo máximo de una semana, la información estará disponible en su ficha personal.

 

  1. FUNCIONALIDADES DETALLADAS DEL PANEL

4.1 Gestión de Médicos

  • Busque profesionales por nombre o especialidad.
  • Si no aparece su médico, use “+ Nuevo médico” y llene el formulario. Márquelo con la estrella (Mi médico) para que aparezca primero en sus listas de citas y consultas

4.2 Programación de Citas

  • Agendar: Seleccione médico, fecha y hora. Recibirá confirmación y un recordatorio por correo el día anterior.
  • Estados: Las citas pueden estar en estado: Pendiente, Realizada, Cancelada o Vencida.
  • Reportes: Puede descargar un PDF de todas sus citas programadas.

4.3 Almacenamiento de Documentos

  • Suba sus archivos en la pestaña “Documentos” con nombres y descripciones claras para facilitar su búsqueda (ej: “Examen de sangre – Abril 2026”). Se aceptan formatos PDF, JPG, PNG, DOCX o ZIP con un peso máximo de 20 MB por archivo.

4.4 Tareas y PQRS

  • Tareas: Recordatorios para tomar medicamentos, pedir citas en un tiempo determinado  asistir a controles o realizarse exámenes.
  • PQRS: Canal formal para enviar Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias. Recibirá un código de radicado para seguimiento.
  1. GLOSARIO Y SOPORTE
  • T/A: Tensión Arterial (Normal: 120/80).
  • FC / FR: Frecuencia Cardíaca y Respiratoria.
  • SatO2: Saturación de Oxígeno (Normal: 95-100%).
  • Soporte Técnico: Para problemas de carga o acceso, escriba a soporte@nexalud.com.

Este documento puede ser editado y personalizado por su institución de salud.

ANEXO DE TÉRMINOS LEGALES, SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD

  1. Tratamiento de Datos Sensibles (Ley 1581/2012)
    Al utilizar Nexalud HCD, el usuario autoriza expresamente el tratamiento de sus datos de salud (datos sensibles). Esta información se utilizará exclusivamente para la gestión de su historia clínica y la mejora del servicio. Nexalud se compromete a no compartir ni comercializar esta información con terceros bajo ninguna circunstancia sin autorización previa. El usuario podrá ejercer sus derechos de consulta, rectificación o eliminación a través de los canales de soporte.
  2. Deslinde de Responsabilidad Médica
    Nexalud HCD es una plataforma de gestión documental y almacenamiento. No presta servicios médicos ni de urgencias. Nexalud no se hace responsable por las decisiones médicas tomadas por profesionales de la salud basadas en información errónea, incompleta o desactualizada que el usuario haya registrado en el sistema. En caso de una emergencia vital, el usuario debe acudir a un centro hospitalario.
  3. Responsabilidad y Veracidad del Usuario
    El usuario garantiza que toda la información personal, antecedentes y documentos cargados son veraces y auténticos. Es responsabilidad exclusiva del usuario:
  • Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
  • Cerrar sesión en dispositivos públicos o compartidos.
  • Realizar copias de seguridad externas de su información (descarga de epicrisis) periódicamente.
  1. Seguridad y Disponibilidad del Sistema
    Nexalud implementa estándares de ciberseguridad para proteger la información; sin embargo, no garantiza la disponibilidad ininterrumpida del servicio por fallas técnicas ajenas a su control. Ante cualquier incidente de seguridad que afecte los datos, Nexalud notificará a los usuarios en los tiempos establecidos por la ley.
  2. Tiempos de Respuesta para PQRS
    De acuerdo con la normativa vigente, las peticiones y consultas serán atendidas en un plazo máximo de 10 días hábiles, y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles a partir de su radicación.

El equipo Nexalud agradece su confianza y estará siempre alerta para atender sus requerimientos.

soporte@nexalud.com

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